Dalam menghitung PPh Pasal 21, kita harus tahu terlebih dahulu status dari karyawan tersebut apakah tergolong ke dalam pegawai tetap, pegawai tidak tetap, atau bukan pegawai. Hal ini agar kita terhindar dari kesalahan dalam melakukan perhitungan PPh 21 karyawan karena berbeda status berbeda pula cara perhitungannya. 

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 168 Tahun 2023 (PMK 168/2023) berikut definisi dari pegawai tetap, pegawai tidak tetap, atau bukan pegawai.
•    Pegawai tetap adalah pegawai yang menerima atau memperoleh penghasilan secara teratur, termasuk anggota dewan komisaris dan anggota dewan pengawas, serta pegawai yang bekerja berdasarkan kontrak untuk suatu jangka waktu tertentu sepanjang pegawai yang bersangkutan bekerja penuh dalam pekerjaan tersebut.
•    Pegawai tidak tetap adalah pegawai, termasuk tenaga kerja lepas, yang hanya menerima penghasilan apabila pegawai yang bersangkutan bekerja, berdasarkan jumlah hari bekerja, jumlah unit hasil pekerjaan yang dihasilkan, atau penyelesaian suatu jenis pekerjaan yang diminta oleh pemberi kerja.
•    Bukan pegawai adalah orang pribadi selain pegawai tetap dan pegawai tidak tetap yang memperoleh penghasilan dengan nama dan dalam bentuk apapun sebagai imbalan atas pekerjaan bebas atau jasa yang dilakukan berdasarkan perintah atau permintaan dari pemberi penghasilan.

Untuk perhitungan PPh Pasal 21 atas 3 (tiga) jenis pegawai di atas juga berbeda-beda. Untuk pegawai tetap, menggunakan TER bulanan untuk penghitungan PPh Pasal 21 per masa dan tarif Pasal 17 UU PPh untuk penghitungan PPh Pasal 21 pada masa pajak terakhir. Ketentuan ini juga berlaku untuk pensiunan atau pegawai yang berhenti di pertengahan tahun.

Perhitungan PPh Pasal 21 untuk pegawai tidak tetap dengan penghasilan rata-rata harian sampai dengan Rp2.500.000 dihitung menggunakan TER harian. Apabila penghasilan lebih dari Rp2.500.000, maka PPh Pasal 21 terutang dihitung dengan menggunakan tarif Pasal 17 UU PPh dikalikan dengan 50 persen dari jumlah penghasilan bruto sehari atau rata-rata jumlah penghasilan bruto sehari. Jika pegawai tidak tetap menerima penghasilan secara bulanan, PPh Pasal 21 dihitung menggunakan TER bulanan dikalikan penghasilan bruto dalam masa pajak yang bersangkutan.

Sedangkan untuk bukan pegawai perhitungan PPh Pasal 21 nya dihitung menggunakan tarif progresif sesuai Pasal 17 UU PPh. Dasar pengenaan pajak yang digunakan adalah 50 persen dari penghasilan bruto.